Feedback geven aan een collega: hoe je begint zonder verwijt

Door Laurens Bloem, coach voor persoonlijk leiderschap en teamontwikkeling bij In-Bloom.

Je collega onderbreekt je tijdens het overleg. Je zegt niets. Bij de koffie vertel je iemand anders dat het weer raak was. Onderweg naar huis bedenk je precies wat je had willen zeggen. Alleen je collega heeft dat hele gesprek gemist.

Feedback geven aan een collega begint met één concreet voorbeeld. Benoem wat er gebeurde, leg uit welk effect het had en vraag hoe de ander het heeft ervaren. Daarna kun je bespreken wat je bij een volgende keer nodig hebt. Hieronder help ik je dat gesprek voor te bereiden.

Kies het moment waar het over gaat

Wanneer een ergernis oploopt, komen eerdere voorbeelden er gemakkelijk bij. Voor je het weet, gaat je gesprek over alles wat je de afgelopen maanden hebt ingeslikt. Kies daarom eerst één recent moment waar je zelf bij was.

Bijvoorbeeld: “Gisteren begon je over de planning terwijl ik mijn voorstel nog toelichtte.” Je collega kan op dat moment terugkijken. “Jij luistert nooit” is veel moeilijker te bespreken: je hebt daarmee het oordeel al gegeven.

Vraag jezelf ook af wat je wilt bereiken. Wil je volgende keer je punt kunnen afmaken? Wil je weten waarom je collega ertussendoor kwam? Schrijf dat op. Het helpt je om tijdens het gesprek bij je vraag te blijven.

Haal jouw uitleg en de gebeurtenis uit elkaar

Misschien dacht je: mijn bijdrage telt blijkbaar niet. Dat kan verklaren waarom je zo geïrriteerd bent. Maar je weet nog niet of je collega je bijdrage onbelangrijk vindt. Misschien speelde tijdsdruk mee, of had die niet door dat je nog iets wilde zeggen.

Schrijf voor jezelf twee zinnen: “Dit zag of hoorde ik” en “Dit maakte ik ervan”. Zo zie je waar jouw waarneming ophoudt en jouw uitleg begint. Je mag die uitleg bespreken, zolang je ruimte laat voor een ander verhaal.

Begin rustig en wees concreet

Vraag om een moment waarop jullie even kunnen praten. Tussen twee deuren een verwijt afvuren geeft weinig ruimte voor een antwoord. Je kunt beginnen met: “Ik wil nog terugkomen op het overleg van gisteren. Heb je straks tien minuten?”

Daarna zou je kunnen zeggen: “Toen jij over de planning begon, had ik mijn voorstel nog niet afgemaakt. Ik heb mijn laatste punt toen niet meer ingebracht. Ik wil je vragen me een volgende keer te laten uitspreken. Hoe was dat moment voor jou?”

Gebruik woorden die bij je passen. Je hoeft geen keurige feedbacktekst uit je hoofd te leren. Lees je opening één keer hardop; je merkt vanzelf welke zin onnatuurlijk klinkt.

Luister ook als het antwoord je niet bevalt

Misschien herkent je collega het niet. Vraag dan wat die zich herinnert. Zegt de ander dat het niet zo bedoeld was? Je kunt antwoorden: “Dank je. Wil je horen wat er bij mij gebeurde?” Daarmee kun je verder praten over het effect, zonder te hoeven bewijzen wat iemands bedoeling was.

Komt er meteen een voorbeeld terug van iets wat jij doet, geef daar dan ook ruimte aan. Bijvoorbeeld: “Welk moment bedoel je? Dat wil ik bespreken. Laten we eerst dit voorbeeld afmaken en daarna dat van jou.”

Je eigen aandeel benoemen kan het gesprek concreter maken: “Ik zei er niets van en ging daarna wel zitten mopperen.” Je collega blijft verantwoordelijk voor diens gedrag; jij kunt vertellen wat jij een volgende keer anders wilt doen.

Sluit af met iets wat jullie kunnen proberen

“We zullen beter communiceren” klinkt aardig, maar laat open wat er morgen verandert. Spreek bijvoorbeeld af dat jullie elkaar laten uitspreken en bij tijdsdruk eerst vragen of iemand zijn punt kan afronden. Check na het volgende overleg kort hoe dat ging.

Loopt de spanning te hoog op, spreek dan af wanneer je verder praat. Bij een terugkerend patroon dat meer collega’s raakt, kan het helpen om de samenwerking als team te onderzoeken. Lees hoe ik werk met teamcoaching in Groningen en Noord-Nederland.

Bereid jouw gesprek op papier voor

Welk gesprek voer jij al een tijdje in je hoofd? Met het gratis werkblad Van irritatie naar een gesprek kies je één situatie, schrijf je jouw opening en bereid je je voor op een lastige reactie. Na afloop leg je vast wat jullie hebben afgesproken. Neem er een kwartier voor en kies daarna wanneer je het gesprek voert.