Stel: een collega vraagt of je even wilt meekijken naar een voorstel. Er zitten nog wat losse eindjes aan. Je past een alinea aan, zoekt de ontbrekende informatie op en stuurt het document uiteindelijk zelf naar de klant. Opgelost.
Behalve dat jouw eigen werk nog ligt te wachten.
Een keer bijspringen hoeft geen probleem te zijn. Maar als ‘even meekijken’ steeds eindigt met een extra taak op jouw lijst, is het de moeite waard om te kijken waar helpen overgaat in overnemen.
Wat vroeg de ander eigenlijk?
‘Kun je even meekijken?’ kan van alles betekenen. Wil iemand advies? Een tweede paar ogen? Hulp bij één lastige stap? Of vraagt diegene jou echt om de taak over te nemen?
Misschien heb je dat niet gevraagd. Je zag wat er nodig was en ging aan de slag. Dat kan voortkomen uit betrokkenheid, uit haast of uit de gedachte: als ik het zelf doe, weet ik tenminste dat het goed gebeurt.
Voor je het weet maak jij een afspraak met jezelf waar je collega niets van weet. Jij denkt dat je het móét oplossen. De ander denkt misschien dat je het graag doet.
Een kleine vraag kan dat zichtbaar maken: ‘Waar wil je precies dat ik bij help?’
Waarom los jij het zo snel op?
Het antwoord is niet automatisch dat je geen grenzen kunt aangeven. Misschien is de taakverdeling onduidelijk. Misschien is er te weinig tijd of mist je collega nog kennis. Dat vraagt om een gesprek over het werk, niet alleen over jouw reactie.
Maar kijk ook eerlijk naar wat overnemen jou oplevert. Ben je sneller van de onzekerheid af? Vermijd je een ongemakkelijk gesprek? Vind je het lastig om een ander te laten zoeken terwijl jij de oplossing al ziet?
Dat zijn vragen om te onderzoeken, geen redenen om jezelf op je kop te geven. Als je begrijpt waarom je zo snel inspringt, kun je op dat moment een andere keuze oefenen.
Hulp met een begin en een einde
Je hoeft niet van ‘ik regel alles’ naar ‘zoek het zelf maar uit’. Maak je hulp concreet.
Bijvoorbeeld: ‘Ik kijk morgen twintig minuten met je naar de opzet. Daarna werk jij het voorstel uit en stem jij de deadline af. Is dat genoeg om verder te kunnen?’
Daarin staat wat jij doet, wat bij de ander blijft en waarover je nog in gesprek moet. De ander kan ook zeggen dat het niet genoeg is. Dan bespreken jullie wat ontbreekt, in plaats van dat jij het stilletjes aanvult.
Soms is tijdelijk overnemen gewoon de beste keuze. Bij ziekte, een onverwachte piek of een urgente situatie. Spreek dan af wat je overneemt, welk eigen werk daarvoor schuift en wanneer de taak teruggaat. Anders wordt een uitzondering ongemerkt de nieuwe taakverdeling.
En als jij het al maanden doet?
Dan voelt verantwoordelijkheid terugleggen misschien alsof je een afspraak breekt. Je collega is immers gewend geraakt aan jouw hulp. Begin daarom met je eigen aandeel.
‘De laatste weken heb ik het voorstel steeds afgemaakt. Ik merk dat mijn eigen werk daardoor opschuift. Ik heb niet duidelijk gemaakt waar mijn hulp stopt. Zullen we afspreken wat jij afrondt en waarbij ik meedenk?’
Dat geeft meer ruimte voor een gesprek dan: ‘Vanaf nu doe ik jouw werk niet meer.’
Vraag ook wat de ander nodig heeft. Misschien blijkt dat jullie verschillende ideeën hebben over wie verantwoordelijk is. Betrek dan de leidinggevende. Je kunt onduidelijke rollen niet in je eentje oplossen door harder te werken, maar ook niet door zomaar alles terug te leggen.
Probeer het bij één verzoek
Kies deze week één moment waarop je normaal direct zou inspringen. Stel eerst een vraag. Spreek vervolgens af welke hulp je biedt en wie de volgende stap zet.
Kijk daarna wat er gebeurde. Werd de taak duidelijker verdeeld? Sprong je alsnog bij zonder dat iemand daarom vroeg? Of kwam er een probleem boven tafel dat jullie eerder niet bespraken?
Ook dat laatste is bruikbare informatie. Het gesprek gaat dan eindelijk over wat er nodig is.
Werkblad: Wat is van mij, wat is van jou?
Met dit werkblad onderzoek je één concrete situatie en bereid je het gesprek voor. Je maakt onderscheid tussen jouw verantwoordelijkheid, die van je collega en wat jullie samen nog moeten verduidelijken. Digitaal invulbaar of te printen.
Blijf je steeds meer naar je toe trekken dan goed voor je is? In individuele coaching onderzoeken we wat jouw patroon in stand houdt en oefenen we met een andere reactie in je eigen werk.
