Teamafspraken die je wél nakomt
Wat goed dat je hiermee aan de slag wilt.
Want teamafspraken.… daar hebben we er vaak genoeg van. Ze staan in een notulen, hangen ergens op een flip-over, of zitten in iemands hoofd. En toch gebeurt er in de praktijk vaak dit:
-
Iedereen knikt “ja”
-
Twee weken later doet iedereen weer z’n eigen ding
-
En als je het aankaart voelt het ineens ongemakkelijk
Het probleem is meestal niet dat mensen geen zin hebben. Het probleem is dat afspraken te vaag zijn, niet zichtbaar blijven, en dat aanspreken voelt als “gedoe”.
Hieronder een simpele aanpak in drie stappen, zodat teamafspraken niet iets zijn voor “op papier”, maar iets wat je echt terugziet in gedrag.
Stap 1:
Maak afspraken die je kunt zien (in gedrag)
De meeste afspraken sneuvelen omdat ze klinken als goede bedoelingen.
Voorbeelden van afspraken die lekker klinken, maar lastig zijn:
-
“We communiceren beter”
-
“We nemen eigenaarschap”
-
“We zijn proactief”
Klinkt top. Maar… wat betekent dat maandag om 09:17?
Maak afspraken daarom concreet en observeerbaar. Alsof je een camera op het team zet: wat zie je dan gebeuren?
Voorbeelden die wél werken:
-
“We reageren binnen 24 uur op interne vragen in Teams.”
-
“We komen op tijd. Lukt dat niet? Dan laten we het vóór aanvang weten.”
-
“We nemen besluiten in de vergadering. Twijfel je? Dan zeg je dat direct, niet achteraf.”
-
“We bespreken irritaties binnen 48 uur met de betrokkene (niet via omwegen).”
Mini-check
Een teamafspraak is goed als je op deze vraag “ja” kunt zeggen:
Kan ik straks in één zin beschrijven of iemand de afspraak naleeft?
Stap 2: Maak ze zichtbaar (zodat je ze niet vergeet)
Afspraken die in een document staan, bestaan vooral… in dat document. Als je wilt dat teamafspraken gaan leven, moeten ze in beeld blijven. Niet als een poster die na twee weken behang wordt, maar als iets dat jullie ritme ondersteunt.
3 manieren die ik vaak zie werken:
-
Maximaal 5 afspraken (liever 3)
Meer = minder. Kies de afspraken die nu het meeste verschil maken. -
Eén vaste plek
Bijvoorbeeld:-
bovenaan jullie Teams-kanaal
-
in de agenda-uitnodiging van het teamoverleg
-
als eerste slide/flip-over bij elk overleg
-
-
Start elke meeting met 30 seconden
Eén simpele vraag:-
“Welke afspraak is voor ons vandaag het belangrijkst?”
-
of: “Waar willen we scherp op zijn deze week?”
-
Kost bijna niks. Levert veel op.
Stap 3: Spreek elkaar aan (zonder dat het zwaar wordt)
Dit is de plek waar het vaak misgaat. Niet omdat mensen het niet zien, maar omdat niemand zin heeft in gedoe.
En eerlijk: aanspreken kan ook gedoe worden… als het voelt als aanval.
Daarom: maak aanspreken normaal. Niet speciaal. Niet spannend.
3 afspraken over het aanspreken zelf
-
We spreken gedrag aan, niet iemand als persoon
“Ik zie dat…” werkt beter dan “Jij bent altijd…” -
We doen het snel en klein
Niet drie weken opsparen. Eén zin is vaak genoeg. -
We maken het samen
Aanspreken is geen “politie-agent spelen”. Het is elkaar helpen om te doen wat je hebt afgesproken.
Zinnen die je meteen kunt gebruiken
-
“Mag ik ‘m even terugpakken naar onze afspraak?”
-
“Volgens mij wijken we nu af van wat we hadden afgesproken.”
-
“Wat hebben we ook alweer afgesproken hierover?”
-
“Help me even: houden we ons hier nog aan, of passen we de afspraak aan?”
En die laatste is belangrijk: soms is een afspraak gewoon niet meer handig. Dan is het geen falen om ‘m te wijzigen. Het is juist leiderschap om dat te doen.
Het mini-werkblad (om dit morgen te doen)
Pak dit erbij in je eerstvolgende teamoverleg.
1) Kies één afspraak die jullie écht belangrijk vinden
Onze afspraak is:
…
2) Maak ‘m zichtbaar in gedrag
Dit gaan we letterlijk zien/horen in de praktijk:
…
3) Spreek een “aanspreekzin” af
Als iemand afwijkt, zeggen we (bijvoorbeeld):
…
4) Maak het meetbaar licht
We checken dit elke: (week / 2 weken / maand)
In: (teamoverleg / stand-up / retro)
…
Tot slot
Teamafspraken werken niet omdat je ze één keer bedenkt. Ze werken omdat je ze klein maakt, in beeld houdt, en normaal maakt om elkaar erop te wijzen.
Wil je dat ik even met je meedenk over jullie teamafspraken (of wil je ze scherper maken, zodat ze wél gaan leven)? Stuur me gerust een bericht.
Groeten,
Laurens
