Door Laurens Bloem, coach voor persoonlijk leiderschap en teamontwikkeling bij In-Bloom.
Een medewerker mist voor de derde keer een deadline. Je weet dat die het druk heeft. Je wilt begrip tonen, maar het team vangt het werk ondertussen op. Hoe voer je een gesprek dat recht doet aan de persoon én aan de afspraak?
Mensgericht leidinggeven betekent dat je aandacht hebt voor wat iemand nodig heeft en helder bent over het werk. Juist in een lastig gesprek moeten die twee samenkomen.
Begin bij wat er gebeurde
‘Je bent niet betrokken’ is een oordeel waar iemand zich tegen moet verdedigen. ‘De afgelopen drie rapportages kwamen na de afgesproken datum binnen’ maakt duidelijk waarover het gesprek gaat.
Benoem ook het effect: een collega moest zijn planning aanpassen of de klant kreeg later antwoord. Vraag vervolgens wat er speelde. Misschien was de prioriteit onduidelijk, ontbrak informatie of werd de hoeveelheid werk te laat besproken.
Luisteren zonder de afspraak kwijt te raken
Neem de uitleg serieus. Vraag door als je iets niet begrijpt en vat samen wat je hoort. Daarna kun je bespreken wat nodig is om verder te gaan.
Bijvoorbeeld: ‘Ik hoor dat je twee spoedvragen tussendoor kreeg. De rapportage blijft nodig op donderdag. Hoe zorgen we dat je eerder aangeeft wanneer dat niet haalbaar is?’
Zo krijgt iemand ruimte om zijn situatie toe te lichten, terwijl jullie ook werken aan een uitvoerbare afspraak.
Onderzoek je eigen aandeel
Vraag je om feedback, maar leg je daarna vooral uit waarom jouw aanpak logisch was? Zeg je dat mensen moeten prioriteren, terwijl ieder nieuw verzoek volgens jou spoed heeft?
Dat zijn momenten waarop persoonlijk leiderschap relevant wordt voor jouw rol. Je eigen gedrag is onderdeel van de samenwerking. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Ik merk dat ik zelf steeds iets tussendoor leg. Wat doet dat met jullie planning?’
Maak hulp en verwachtingen concreet
- Wat verwachten we van het resultaat?
- Welke keuzes mag de medewerker zelf maken?
- Welke ondersteuning is nodig?
- Wanneer bespreken we de voortgang?
- Wat doen we wanneer de afspraak niet haalbaar blijkt?
Plan ook een terugkoppeling. Een goed gesprek zonder vervolg kan alsnog verdwijnen tussen de dagelijkse taken.
Een oefening voor je volgende gesprek
Schrijf vooraf twee zinnen op: één over wat je feitelijk hebt waargenomen en één open vraag om het perspectief van de ander te begrijpen. Noteer daarnaast welke verwachting jij helder wilt maken.
Wil je onderzoeken welke patronen tussen jou en je team spelen? Bekijk mijn teamcoaching. Wil je eerst stilstaan bij je eigen rol en reacties, dan kan individuele coaching passend zijn.
